Atelier N° 09/11 : Mise en place de la nuit du jeu 21/09/24

Oui nous le sommes depuis des années en raison de la menace terroriste islamique. Actuellement nous sommes au stade « sécurité renforcé ». Cela coûte à la France une fortune chaque année. Cela coûtera également quelques centaines d’Euros à l’association si nous souhaitons organiser ce genre d’événement.

D’ailleurs parlons chiffres. Cet événement couterait à la louche :

  • Salle : 250 euros (Dans le cas probable où nous n’aurions pas de gratuité).
  • Agent de sécurité : 200 à 300 euros.
  • Assurance : ?

Etant donné que l’entrée sera gratuite, nous ne pourrons compter que sur la buvette. Si nous avons 150 participants je peux rendre l’opération excédentaire.

Ah oui j’oublais.

Ce serait bien d’inviter la presse. On trouvera bien un journaliste heureux de faire une « pastille ». Cela peut nous permettre de mieux négocier avec la mairie et faire de la publicité gratuite pour l’association.

Tu le sors d’ou cet extrait ?

Du site du ministère.

Vu le point suivant va falloir blinder le truc à mon avis, et vu que mal d’évènement semi publics prévus ou a venir je pense qu’il serait pas con d’avoir une RC aussi à l’année si c’est pas déjà le cas en plus d’une assurance pour ce évènement spécifique… c’est plus juste une salle ouverte aux adhérents, du prêt de jeu et de l’animation sur des salons déjà couverts comme avant…

Ok j’avais pas compris qu’on était à cette échelle… vous savez combien font le forum du jeu des faiseurs de légendes ?

Sujet annexe, avec ce nombre de visiteurs tu as aussi la SACEM qu’il faudra peut etre envisager de déclarer si tu passes de la musique en permanence (pas cher vs le taux d’emmerdes potentiel amha)…

Apres c’est juste mon avis…

En fait j’avais pas compris du nombre de personnes dont on parlait… mais pour moi c’est des référents sécurité pour les sacs abandonnés and co, et la fouille a l’entree qui étaient obligatoire, pas nécessairement des vigiles, et après c’est en fonction de la taille de l’event, mais sans chercher trop j’ai pas trouvé autre choses que la branlette juridique, pas trouvé les notes d’application (et pas le temps sorry)…

Mais si tu vises plus de 100 personnes oui je pense qu’il faut au moins vigile dans tous les cas (meme si je vois pas du tout comment tu feras plus de 50 personnes initié-expert à l’entre deux, je ne souhaite qu’a me tromper…)

Pour cet événement il faudrait demander conseil à Mathieu qui a créé le festival du jeu d’Albi :top

Pour la gestion avec la mairie, on peut s’en charger ensemble Jeff.

Décoration de la salle: on aura le rollup, j’apporte une vitrine de figurines, et quelques boites du jeux Dice Throne pour agrémenter le tournoi que je vais organiser ce jour-là. Qui d’autres peut apporter des trucs/goodies sympa pour « décorer » ? Pour info, j’ai déjà la Ludothèque Les Haut (Frédéric) qui va venir faire son animation. Il meublera déjà une partie de la salle de l’entrée (selon le plan que j’envisage) avec son étagère et ses jeux. J’espère avoir d’autres personnes, c’est en discussion :wink:

Promotion de l’évènnement: On va passer par FB, on peut créer un flyer et le diffuser aux boutiques en physique, mais aussi en numérique via la mairie de l’entre-deux (et d’autres ?), les radios, les autres asso qui gravitent autour du jeu, etc… Qui peut réaliser un flyer ?

Pour l’accueil des partenaires sur place, je m’en occupe.

Gestion de la séurité: On a pas un Lycée Professionnel qui propose la formation en sécurité Jeff ? Qui pourrait nous proposer une prestation avec des élèves en formation. C’est pas jouable ?

Concernant la promotion, tu peux pas monter un projet avec une des sections de ton bahut Jeff ? Y a pas une section commerce qui pourrait faire ça ?

Pour la bourse aux jeux, qui est une bonne idée pour attirer du monde, comment vous la voyez ? Les gens peuvent s’inscrire et venir vendre leur jeux, avec une table a prévoir pour eux ? On ne fait une bourse aux jeux qu’avec ceux de l’asso ?

Pour l’espace retro-gaming, je pense que si une asso vient pour le faire, il faut qu’ils s’en occupent de A à Z. Après il faut juste que je sache de combien d’espace ils ont besoin et de combien de tables, pour que j’organise tout ça en amont.

Je reste sur l’idée également qu’il serait bien que des tournois (comme Manu l’a fait chez lui) soient organisés ce soir-là. Cela attirera du monde avec inscription à l’avance. Pas besoin d’avoir 10 tournois, mais au moins 1 en plus du mien, ce serait bien.

Je vais aller voir si Le fou du Roi, et/ou bien Miyata Kard Market veulent participer en organisant un tournoi de Magic ou de Yu-Gi-Ho par exemple.

j’envisageais d’aller voir l’asso de cosplay dont je connais plusieurs membres afin de voir s’ils voulaient venir faire une petite animation, d’autant que les joueurs de cette asso que je connais sont joueurs de jeux de société également. Vous en pensez quoi ?

On propose des t-shirts de l’asso à vendre lors de l’évènnement (ou bien autre chose ?) ? Cela implique d’avoir qq’un de dispo pour s’en occuper. Cela peut aussi être à la/les mêmes personnes qui s’occuperont (à tour de rôle pour ne pas rester 10h derrière la même table) de la bourse aux jeux. Ou la buvette/restauration également.

Je garde une place pour les créateur du jeu '« cap sur l’isle intense » ? Afin qu’ils puissent faire découvrir leur jeu ? Il me semble que c’était envisagé. Je trouve l’idée bonne, et ça fera une animation permanente de plus.

Pour la gestion avec la mairie, on peut s’en charger ensemble Jeff. Oui

Gestion de la séurité: On a pas un Lycée Professionnel qui propose la formation en sécurité Jeff ? Qui pourrait nous proposer une prestation avec des élèves en formation. C’est pas jouable ? Le CAP existe à Saint-Pierre, mais c’est difficile de nuit.

Concernant la promotion, tu peux pas monter un projet avec une des sections de ton bahut Jeff ? Y a pas une section commerce qui pourrait faire ça ? Oui, mais il ne faut pas s’atendre à grand chose. Cela me demanderait moins d’énergie de le faire moi même. Je l’aurais fait si j’avais ce genre de classe.

Pour la bourse aux jeux, qui est une bonne idée pour attirer du monde, comment vous la voyez ? Les gens peuvent s’inscrire et venir vendre leur jeux, avec une table a prévoir pour eux ? On ne fait une bourse aux jeux qu’avec ceux de l’asso ?
Des membres (tournants) de l’association peuvent s’occuper de prendre les jeux en dépot vente.

Pour l’espace retro-gaming, je pense que si une asso vient pour le faire, il faut qu’ils s’en occupent de A à Z. Après il faut juste que je sache de combien d’espace ils ont besoin et de combien de tables, pour que j’organise tout ça en amont.
Oui. Ils sont déjà intervenus à l’Entredeux. Ils s’occupent de tout. La question est de savoir si cela est payant.

Je reste sur l’idée également qu’il serait bien que des tournois (comme Manu l’a fait chez lui) soient organisés ce soir-là. Cela attirera du monde avec inscription à l’avance. Pas besoin d’avoir 10 tournois, mais au moins 1 en plus du mien, ce serait bien.
Oui,mais sur un jeu léger.

Je vais aller voir si Le fou du Roi, et/ou bien Miyata Kard Market veulent participer en organisant un tournoi de Magic ou de Yu-Gi-Ho par exemple.
Oui. Il faut multiplier les partenariats.

j’envisageais d’aller voir l’asso de cosplay dont je connais plusieurs membres afin de voir s’ils voulaient venir faire une petite animation, d’autant que les joueurs de cette asso que je connais sont joueurs de jeux de société également. Vous en pensez quoi ?
Merveilleux.

On propose des t-shirts de l’asso à vendre lors de l’évènnement (ou bien autre chose ?) ? Cela implique d’avoir qq’un de dispo pour s’en occuper. Cela peut aussi être à la/les mêmes personnes qui s’occuperont (à tour de rôle pour ne pas rester 10h derrière la même table) de la bourse aux jeux. Ou la buvette/restauration également.
Nous aurons des T-shirts pour cette date. Nous pourrons les stocker au niveau du dépot/vente de jeux. La buvette pourra, si besoin, faire les encaissements par carte bancaire.

Je garde une place pour les créateur du jeu '« cap sur l’isle intense » ? Afin qu’ils puissent faire découvrir leur jeu ? Il me semble que c’était envisagé. Je trouve l’idée bonne, et ça fera une animation permanente de plus.
Oui.

Jade tu t’occupes de contacter l’asso de rétro-gaming ? Il faut qu’on sache de quelle place ils ont besoin car la salle n’est pas extensible :wink:

Je pense que tu devrais prendre le temps de réfléchir concrétement au concept que tu veux donner à ta nuit du jeux. Ce serait bien que nous puissions en discuter de vives voix lundi.

Oui tu as raison. La nuit portant conseil, je pense qu’il faut qu’on reste axé autour du jeu de société. On laisse tomber le rétro-gaming.

Je n’ai pas dis ça. :bn

En fait, je me disais dès le départ que le gaming n’était peut-être pas une super idée pour 3 raisons:

  • la place dispo dans la salle. J’ai quand même envie qu’on garde de l’espace pour avoir des tables de jeux pour tout les groupes qui viendront.
  • le bruit que cela risque de générer avec un jeune public. Mais je n’ai pas trop de recul la-dessus, n’étant pas un adepte des consoles.
  • rester concentré pour cette première édition sur le jeu de société me semble judicieux, avant une éventuelle ouverture vers d’autres jeux à l’avenir.

Pour un événement d’une telle ampleur, ne faut il pas un coin pompier/infirmerie/medecin obligatoire ?

Concernant la Sono, je peux louer à l association les 2 enceintes JBL 1100 pour 0€, et faire une playlist de 4h de musique ambiance/epique sous réserve :
Qu’on ait un moyen de les transporter ( petit utilitaire ) aller et surtout retour.
Et qu’en cas de bobo/casse l’association prenne en charge ( mais c est vraiment en cas de pas de chance car ça ne devrait pas arriver )

Merveilleux. Nous aurons une assurance qui couvrira les dégâts éventuels. Pour le retour je pourrai la ramener chez moi et la stocker pour te la ramener un lundi soir.

Bonjour

Ayant rendu ma carte de membre de l’asso, et n’ayant de ce fait plus aucune responsabilité en son sein, je me permets une dernière question:

quelqu’un souhaite reprendre le flambeau de l’organisation de la nuit du jeu prévue le 21 septembre 2024 ?

Je laisse la porte ouverte jusqu’à dimanche soir prochain 10 mars. Si personne ne s’est manifesté d’ici là, j’informe la mairie et les prestataires déjà conviés que cette manifestation n’aura pas lieu.

Sujet Clos. Les intervenants déjà prévus ont été prévenus que l’évènnement n’aura pas lieu, la mairie également.